تخطيط وتنظيم الأحداث من الفكرة إلى التنفيذ

صناعة الأحداث

دورة تطبيقية تشرح للمشاركين كيف ينتقل الحدث من مجرّد فكرة إلى خطة واضحة قابلة للتنفيذ، تغطي مراحل التخطيط، التنظيم، التشغيل، والتقييم، مع التركيز على الأدوات العملية ونماذج العمل في قطاع الفعاليات والمعارض والمؤتمرات. 

منهجية عملية لتخطيط وتنظيم الأحداث

 تستهدف هذه الدورة العاملين والمهتمين بصناعة الفعاليات الذين يرغبون في إتقان منهجية عملية لتخطيط وتنظيم الأحداث بصورة احترافية.

ينطلق المحتوى من فهم الفكرة والهدف والجمهور المستهدف، ثم ينتقل إلى تصميم نموذج الفعالية (Concept)، وبناء الخطة التشغيلية، وإدارة الجدول الزمني والميزانية والموارد البشرية، وصولًا إلى تشغيل يوم الحدث، والتعامل مع المخاطر، وإعداد التقرير الختامي.

يتناول البرنامج محاور رئيسية، من أبرزها:

• تحليل الهدف والفئة المستهدفة وربطهما بشكل الفعالية ومحتواها.

• تصميم نموذج الفعالية (الهوية، البرنامج، طبيعة التجربة، الموقع، الزمن).

• بناء خطة تشغيلية تشمل المهام، الفريق، الموردين، والإطار الزمني.

• إعداد ميزانية الحدث وتقدير التكاليف الرئيسية ومصادر التمويل والرعايات.

• إدارة الفرق والمنسقين والمتطوعين في يوم الحدث.

• مبادئ السلامة وإدارة المخاطر في الفعاليات.

• آلية التوثيق وقياس النتائج وإعداد التقرير والتعلّم من التجربة.

تُقدَّم الدورة بأسلوب يجمع بين الشرح النظري، وحالات عملية، وتمارين تطبيقية تساعد المشارك على تحويل أي فكرة حدث إلى نموذج وخطة تنفيذية واضحة.

الأهداف

بنهاية هذه الدورة يُتوقَّع أن يكون المشارك قادرًا على:

1. تحليل فكرة الحدث وتحديد أهدافه بدقة وربطها بالفئة المستهدفة.

2. تصميم نموذج فعالية (Concept) متكامل يشمل الهوية، البرنامج، المكان، والزمن.

3. إعداد خطة تشغيلية تفصيلية تتضمن المهام، المسؤوليات، والجدول الزمني.

4. وضع ميزانية مبدئية للحدث، وتحديد بنود الصرف الرئيسة وفرص الترشيد.

5. تنظيم العمل بين فريق الحدث، والموردين، والمتطوعين، والشركاء.

6. تطبيق مبادئ أساسية في السلامة وإدارة المخاطر قبل وأثناء الفعالية.

7. استخدام نماذج وأدوات جاهزة (Checklists / جداول) لتسهيل التخطيط والتنظيم.

8. إعداد ملخص أو تقرير ختامي يتضمن أبرز النتائج والتوصيات للنسخ القادمة.

الشهادة

يحصل المشارك عند إتمام متطلبات الدورة على:

• شهادة حضور / إتمام صادرة من جمعية روّاد للمبادرات والفعاليات المجتمعية في مجال تخطيط وتنظيم الأحداث من الفكرة إلى التنفيذ، تُوثّق عدد الساعات التدريبية ويمكن الاستفادة منها في السيرة الذاتية والمسار المهني في قطاع الفعاليات.

الوقت (المدة المقترحة للدورة)

• إجمالي الساعات: 12 ساعة تدريبية.

• الجدولة المقترحة:

  • يومان تدريبيان مكثفان (6 ساعات يوميًا)، أو

  • ثلاث جلسات تدريبية (4 ساعات لكل جلسة) حسب تنظيم الجهة.